عقد عمل لمدة سنة قابل للتجديد لتخصصات (إدارة الأعمال أو المشاريع أو الإدارة أو في مجال ذي صلة) - مؤسسة الإغاثة الإسلامية بفرنسا (SIF)

وصل موقع وظفتي إعلان توظيف صادر عن الإغاثة الإسلامية بفرنسا (SIF) تعلن فيه عن حاجتها إلى مدير الخدمات اللوجستية.

المدة: سنة واحدة (قابلة للتجديد).

تاريخ البدء: في أقرب وقت ممكن.

مدير الخدمات اللوجستية: (المرجع #: 2022/06 / LM)

المهام والمسؤوليات:

- تقديم الدعم والمشورة التخطيطية لمن يقدمون طلب شراء ، ثم معالجة وإدارة عملية الشراء وفقًا لسياسات وإجراءات SIF بطريقة شفافة وخاضعة للمساءلة وفعالة وفعالة من حيث التكلفة.

- متابعة المشتريات لجميع القواعد في منطقة العمليات.

- التحقق من صحة عقود الشراء / الخدمة للمشتريات ، جنبًا إلى جنب مع تنسيق الفريق الإداري.

- إنشاء وصيانة قاعدة بيانات للموردين ، مع توضيح معايير الجودة ، والسعر ، والخدمة ، والأخلاق وما إلى ذلك.

- إجراء عروض الأسعار أو إطلاق طلبات المناقصات.

- الحصول على المصادقة على المشتريات ذات الصلة من المقر الرئيسي.

- التحقق من حالة وطبيعة البضائع المستلمة كما هو مطلوب بموجب العقود.

- إدارة عرض وتداول وحفظ وحفظ وثائق الشراء ، بما يتوافق مع إجراءات SIF.

- إجراء عمليات جرد دورية.

- إدارة حركة المخزون وتوزيعات البضائع في إطار تنفيذ المشروع.

- التأكد من إجراء مسوحات السوق المحلية بانتظام ، لضمان المعرفة الكاملة بتوافر العناصر المحلية وأسعارها.

- ضمان تتبع جميع المشتريات وتسجيلها لتحديد العناصر التي يجب أن تكون جزءًا من عملية مناقصة تمت الموافقة عليها مسبقًا ، والتأكد من الالتزام بالمنافسة المفتوحة والحرة على المشتريات أيضًا.

- الحصول على معلومات عن خط الأنابيب وتنسيق إدارة سلسلة التوريد لضمان أن يكون موظفو البرنامج على اطلاع جيد ومستعدون جيدًا للسلع والمواد الواردة.

- تفصيل وتحديث قاعدة بيانات الموردين بالإضافة إلى قائمة الأسعار.

- الاتصال والتفاوض مع الموردين.

- فرض الاستخدام السليم لسقوف المشتريات وإجراءات الموافقة.

إدارة الأصول والممتلكات:

- ضمان السلامة والاستخدام الفعال لجميع أصول وممتلكات SIF في المكتب.

- حساب الامتثال العام للأصول والممتلكات وإجراءات إدارة المباني.

- ضمان صيانة وإصلاح الأصول والممتلكات في الوقت المناسب.

- التحكم بانتظام في وثائق الأصول (بطاقة الأصول ، بطاقة الصيانة / الإصلاح ، المتابعة الشهرية للأجهزة).

-التأكد من تحديث ملف الأصول بجميع المستندات اللازمة (القسائم ، والكتيبات الفنية ، ووثائق الإصلاح والصيانة).

- ضمان الإبلاغ في الوقت المناسب عن / الأصول وحالة المخزون ، لمساعدة موظفي البرنامج في التخطيط للتجديد والتتبع حتى المستخدم النهائي.

- تقديم المشورة والدعم لموظفي البرنامج للتحقق من أن التوزيع قد تم وفقًا لنوايا وخطط المانحين وشركاء المشروع.

- الإشراف على وتنسيق جميع الأمور اللوجستية المتعلقة بإدارة النقل والوقود ، للتأكد من أن المركبات مؤمنة ، وإدارة الأصول بشكل صحيح ، وقيادتها بأمان ، وصيانتها بشكل مناسب ، والإبلاغ عن الأضرار.

- تنظيم الحركات الميدانية للموظفين (حجز الطيران والفنادق ، تأجير سيارات الأجرة ، إلخ).

- التأكد من أن المعدات الداخلية للمركبة (الأدوات ، الاتصالات ، إلخ) كاملة وصالحة للخدمة ؛ وأن يتم الإشراف على استخدام الوقود وتسجيله وتسجيله بشكل صحيح.

- مراقبة بانتظام أن جميع الوثائق المطلوبة يتم ملؤها في الوقت المناسب وبدقة.

- الإشراف على عقود خدمة تأجير المركبات.

مراقبة جميع الوثائق المتعلقة بالمركبات (دفاتر السجلات ، استهلاك الوقود ...).

- توحيد ومراقبة متابعة استهلاك الوقود من جميع السائقين.

الإجراءات والتقارير:

- الامتثال لجميع متطلبات إعداد التقارير من المقر الرئيسي والمستوى القطري.

- إعداد التقرير اللوجستي الشهري لرئيس المكتب والمقر الرئيسي.

- تقديم جميع التقارير الشهرية الموحدة كما هو مطلوب وفقًا لإرشادات SIF.

- الحفاظ على أنظمة حفظ دقيقة ، مع سجلات موثقة ومدعومة للإجراءات للتدقيق.

-الأغراض ، وتقديم تقارير لوجستية أسبوعية وشهرية إلى فريق الإدارة داخل الدولة.

- إعداد خطة الشراء (متابعة الطلبات ، المشتريات الجارية ، عمليات التسليم ... إلخ).

- إعداد ومتابعة حالة المخزون والتقرير (عمليات التسليم المستلمة ، والأضرار ، وطلبات المخزون).

تتبع الجودة والكمية ومستويات المخزون وأوقات التسليم وتكاليف النقل والكفاءة.

- متابعة مركبات SIF (الصيانة ، الحوادث ، علاقة الموردين).

- قائمة الأصول (إعادة تقسيم الأصول ، الصيانة ، المشاكل).

المؤهلات:

- درجة البكالوريوس من جامعة معترف بها في إدارة الأعمال أو المشاريع أو الإدارة أو في مجال ذي صلة.

- خبرة عملية لا تقل عن 5 سنوات في منصب مماثل في منظمة دولية.

- ستكون الخبرة السابقة في المنظمات غير الحكومية الدولية والقدرة على التواصل باللغة الفرنسية ميزة إضافية.

- الخبرة في الإدارة التشاركية والالتزام بها والحفاظ على بيئة داعمة ومفتوحة لضمان نقل المعرفة وتطوير جميع الموظفين.

- حسن التنظيم والتخطيط الاستراتيجي والقدرة على التنفيذ.

- القدرة على تحديد الأهداف وتحديد الأولويات مع الالتزام.

- فعال تحت الضغط ، موجه نحو النتائج واستباقي مع القدرة على تعدد المهام.

- التواصل الجيد بين الأشخاص ، ومهارات التفاوض والتحليل.

- القدرة على بناء وإدارة وتحفيز الفرق والأفراد لتحقيق الأهداف والغايات المحددة.

- القدرة على القيادة والمشاركة في الفرق ولكن أيضًا على العمل بشكل مستقل.

- اللغة الإنجليزية والعربية كتابة وتحدثًا ممتازة (أساسي).

- مهارات ممتازة في استخدام الكمبيوتر: MS Office (خاصة Word و Excel).

طريقة التسجيل في الوظيفة:

يُطلب من المرشحين المهتمين إرسال ما يلي:

- سيرتهم الذاتية.

- خطاب تحفيز مع المرجع للوظيفة (Logistics Manager: (Ref #:2022/06/LM)).

- مرجعين مهنيين لآخر صاحب عمل مع معلومات جهات الاتصال الخاصة بهم.

يجب إرسال جميع المستندات المذكورة أعلاه في موعد لا يتجاوز الساعة 02:00 ظهرًا يوم 27 يونيو 2022 إلى عنوان البريد الإلكتروني التالي:

hr.gaza@secours-islamique.org

سيتم إهمال السيرة الذاتية المرسلة بالفاكس أو رسائل البريد الإلكتروني التي لا تحتوي على عنوان الوظيفة التالي (Logistics Manager). 

- سيتم اختيار المرشحين الذين يمتلكون الخبرات ذات الصلة فقط.